Häufige Frage
Welche Belege muss ich als Schweizer Unternehmen wie lange aufbewahren?
Kurzantwort
In der Schweiz gilt nach Obligationenrecht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz sowie Betriebsrechnung und Bilanz. Die Frist läuft ab Ende des Geschäftsjahres. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern Integrität und Lesbarkeit über die gesamte Dauer gewährleistet sind.
Die Zehnjahresfrist ist der Grundsatz und deckt den Grossteil der Unterlagen ab: Hauptbuch, Hilfsbücher, Belege zu jeder Buchung, Geschäftskorrespondenz, Jahresrechnung und Geschäftsbericht. Massgeblich ist das Ende des Geschäftsjahres, nicht das Belegdatum — ein Beleg vom Januar wird also faktisch länger als zehn Jahre aufbewahrt.
Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gelten längere Fristen, da hier Verjährungs- und Nachweisfragen über Jahrzehnte relevant bleiben können. Auch bei Bauten und wertvermehrenden Investitionen empfiehlt sich eine Aufbewahrung deutlich über die gesetzliche Mindestdauer hinaus, weil diese Belege bei einem späteren Verkauf steuerlich relevant werden.
Zur elektronischen Aufbewahrung: Sie ist zulässig und heute der Normalfall. Die Anforderungen betreffen Integrität, Lesbarkeit während der gesamten Frist und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. In der Praxis bedeutet das ein System, das Dokumente unveränderbar ablegt und einen Zugriff über zehn Jahre technisch sicherstellt — ein Ordner auf einem Laptop erfüllt das nicht zuverlässig.
Ein oft übersehener Punkt: Die Aufbewahrungspflicht überlebt die Firma. Auch nach einer Liquidation müssen die Unterlagen für die Restdauer der Frist verfügbar bleiben. Klären Sie bei einer Löschung im Handelsregister, wer die Aufbewahrung übernimmt.
Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Sonderkonstellationen — internationale Sachverhalte, Branchen mit eigenen Aufzeichnungspflichten, laufende Verfahren — sollten Sie die konkreten Fristen fachlich abklären lassen.
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